Qué es la retención de IRPF en una factura y por qué importa
La retención de IRPF en una factura es el porcentaje que tu cliente te descuenta del importe y que ingresa directamente en Hacienda en tu nombre. No es un gasto extra para ti: es un anticipo de lo que luego liquidarás en tu declaración de la renta. El tipo general es el 15 %, pero existe un tipo reducido del 7 % para quienes acaban de darse de alta como autónomos profesionales. Saber cuándo aplica cada uno es fundamental para no facturar mal y evitar problemas con la AEAT.
Quién debe incluir retención en sus facturas
No todas las facturas llevan retención. Solo la aplican los autónomos que ejercen una actividad profesional (epígrafes del IAE de la sección segunda) cuando facturan a empresas o a otros profesionales. Si eres fontanero, albañil u otro empresario en módulos o en estimación directa con actividad empresarial (sección primera del IAE), en general no retienes.
Tampoco llevan retención las facturas emitidas a particulares ni las facturas de exportación o las operaciones intracomunitarias.
Los casos más habituales de autónomos que sí retienen son:
- Diseñadores, programadores y consultores.
- Abogados, economistas y asesores.
- Arquitectos, ingenieros y técnicos.
- Traductores, periodistas y fotógrafos.
- Formadores y coaches que facturan a empresas.
El tipo general: 15 %
El 15 % es el tipo ordinario de retención para actividades profesionales. Lo aplicas en tus facturas a empresas y profesionales una vez que has superado los dos primeros años completos de actividad desde tu alta inicial en Hacienda.
Este porcentaje se calcula siempre sobre la base imponible, es decir, antes de sumar el IVA.
El tipo reducido: 7 %
El 7 % se aplica cuando inicias tu actividad profesional. Concretamente, puedes usarlo el año en que te das de alta y los dos años naturales siguientes, siempre que no hayas ejercido esa misma actividad en los cuatro años anteriores.
Para poder aplicarlo debes comunicárselo a tu cliente de forma expresa en la propia factura, indicando que concurren los requisitos para ello. No basta con poner el porcentaje: tienes que dejar constancia de que te corresponde ese tipo reducido.
Un detalle importante: el contador arranca en el año de alta, no en el mes. Si te diste de alta en octubre de 2024, el año 2024 cuenta como primer año, el 2025 como segundo y el 2026 como tercero. A partir del 1 de enero de 2027 deberás pasar al 15 %.
Resumen rápido: cuándo aplica cada tipo
| Situación | Tipo de retención |
|---|---|
| Autónomo profesional con más de dos años de actividad | 15 % |
| Año de alta y los dos años naturales siguientes (sin actividad previa en los 4 años anteriores) | 7 % |
| Factura a particular | Sin retención |
| Factura a empresa de otro país de la UE (operación intracomunitaria) | Sin retención |
| Actividad empresarial (sección primera del IAE) | Generalmente sin retención |
Ejemplo práctico con números
Imagina que eres diseñadora gráfica y te diste de alta en marzo de 2023. Estamos en 2025, así que todavía estás en el tercer año desde tu alta: puedes aplicar el 7 %.
Emites una factura a una agencia de publicidad por un trabajo de identidad corporativa:
- Base imponible: 2.000 €
- IVA 21 %: + 420 €
- Retención IRPF 7 %: − 140 €
- Total a cobrar: 2.280 €
La agencia te paga 2.280 € e ingresa los 140 € en Hacienda en tu nombre a través del modelo 111. Cuando hagas tu declaración de la renta, esos 140 € ya aparecerán como pagos a cuenta y reducirán lo que tengas que pagar (o aumentarán tu devolución).
Si ya hubieras pasado al 15 %, la retención sería de 300 € y cobrarías 2.120 €. El trabajo vale lo mismo, pero Hacienda recibe más por adelantado.
Errores frecuentes que debes evitar
- Aplicar el 7 % cuando ya no te corresponde. Si llevas más de dos años completos de actividad y sigues usando el tipo reducido, tu cliente puede reclamarte la diferencia y tú tendrás un problema con Hacienda.
- No indicar en la factura que aplicas el 7 % por inicio de actividad. Sin esa mención expresa, el cliente puede negarse a aceptar ese tipo o tener problemas en su propia contabilidad.
- Incluir retención en facturas a particulares. Los particulares no declaran retenciones; si la pones, el cliente no sabe qué hacer con ella y tú generas una factura incorrecta.
- Calcular la retención sobre el total con IVA. La retención siempre va sobre la base imponible, nunca sobre el importe con IVA.
- Confundir actividad empresarial con actividad profesional. Si tienes dudas sobre en qué epígrafe del IAE estás dado de alta, consúltalo con tu gestor.
Qué pasa si tu cliente no te retiene
Hay clientes que olvidan practicarte la retención o que directamente no están obligados a hacerlo (por ejemplo, otro autónomo sin trabajadores ni personal contratado en ciertos supuestos). En ese caso, el problema no es tuyo: tú emites la factura correctamente con la retención indicada. Si el cliente no la ingresa en Hacienda, la responsabilidad es suya.
Lo que sí debes vigilar es que, al hacer tu declaración de la renta, solo incluyas como retenciones las que realmente te han practicado y constan en el modelo 190 que presenta tu cliente. Si incluyes retenciones que no se han ingresado, la AEAT lo detectará y puede haber sanción.
La retención en facturas rectificativas
Si emites una factura rectificativa para corregir o anular una factura original que llevaba retención, la rectificativa también debe reflejar la retención correspondiente, con el mismo tipo que la original. Así cuadran los importes y no se generan descuadres en el modelo 111 de tu cliente.
Cómo te ayuda Kullqi a no equivocarte
En Kullqi puedes configurar el tipo de retención que te corresponde y el programa lo aplica automáticamente en cada factura que emites. Cuando cambias del 7 % al 15 %, basta con actualizar ese dato y todas las facturas nuevas ya salen con el tipo correcto. Además, como cada factura queda encadenada y enviada a la AEAT con Veri*Factu sin que tengas que hacer nada, tienes la tranquilidad de que el registro es correcto desde el primer momento.
Preguntas frecuentes
¿Puedo aplicar el 7 % si ya fui autónomo hace años y me vuelvo a dar de alta?
Solo puedes usar el 7 % si no has ejercido esa misma actividad profesional en los cuatro años anteriores a la nueva alta. Si llevas más de cuatro años sin actividad, sí puedes volver a aplicarlo. Si llevas menos, deberás usar el 15 % desde el primer día. Ante la duda, consúltalo con tu gestor o con la propia AEAT.
¿La retención de IRPF y el IVA se calculan igual?
No. El IVA se suma a la base imponible y lo cobra el emisor de la factura para luego ingresarlo en Hacienda. La retención de IRPF se resta del total y la ingresa el receptor de la factura. Son mecanismos opuestos: uno suma y el otro resta en el importe que cobras.
¿Qué hago si un cliente me pide factura sin retención pero yo soy profesional?
Si estás obligado a incluir retención porque tu cliente es empresa o profesional y tu actividad es profesional, debes ponerla aunque el cliente no quiera. Emitir la factura sin retención cuando procede es un error que puede traerte problemas. Si el cliente insiste, explícale que la retención no le cuesta nada extra: simplemente ingresa esa parte en Hacienda en tu nombre.
¿Dónde puedo consultar si mi actividad está en la sección primera o segunda del IAE?
Puedes consultarlo en la sede electrónica de la AEAT o revisar el epígrafe que figura en tu alta en el censo de empresarios (modelo 036 o 037). Si no lo tienes claro, tu gestor puede confirmártelo en un momento.
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