La respuesta rápida: puedes emitir una factura simplificada cuando vendes a un consumidor final y el importe no supera los 400 euros (IVA incluido), o hasta 3.000 euros si te dedicas al comercio minorista, la hostelería, el transporte de viajeros u otras actividades recogidas en el Reglamento de Facturación. Si el cliente es una empresa o autónomo que necesita deducirse el IVA, o si te lo pide expresamente, tienes que emitir una factura completa sin importar el importe.
Qué es una factura simplificada
La factura simplificada es el equivalente legal al tique de caja. Contiene menos datos que una factura ordinaria y está pensada para operaciones rápidas con consumidores finales. No es una factura «de segunda»: tiene plena validez fiscal, pero solo permite al receptor deducir el IVA en casos muy concretos y con requisitos adicionales.
Los datos obligatorios de una factura simplificada son:
- Número y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición.
- NIF y nombre o razón social del emisor.
- Descripción de los bienes o servicios.
- Tipo impositivo de IVA aplicado y, opcionalmente, la expresión «IVA incluido».
- Contraprestación total.
Fíjate en lo que falta: no es obligatorio incluir el NIF ni el nombre del cliente. Por eso es ágil para un bar, una tienda o un taxi, donde identificar a cada comprador sería inviable.
Qué es una factura completa
La factura completa u ordinaria es el documento estándar. Incluye todos los datos del emisor y del receptor, la base imponible desglosada, el tipo y la cuota de IVA por separado, y, si procede, la retención de IRPF. Es la única que permite al cliente empresario o profesional deducirse el IVA soportado sin restricciones.
Cuándo puedes usar la simplificada y cuándo no
El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) establece dos supuestos para emitir factura simplificada:
- Importe hasta 400 euros (IVA incluido): cualquier empresario o profesional puede emitirla, independientemente de la actividad.
- Importe hasta 3.000 euros (IVA incluido): solo para actividades autorizadas expresamente, entre ellas el comercio minorista, la hostelería y restauración, las agencias de viaje, el transporte de viajeros, los servicios de peluquería y los aparcamientos.
Hay casos en los que nunca puedes emitir factura simplificada, aunque el importe sea bajo:
- Entregas intracomunitarias de bienes (ventas a empresas de otro país de la UE).
- Operaciones en las que el destinatario sea empresario o profesional y actúe como tal, salvo las del punto 2 anterior si el cliente no exige la completa.
- Cuando el cliente te pide expresamente una factura completa para poder deducirse el IVA.
- Ventas a distancia y determinadas operaciones con inversión del sujeto pasivo.
Tabla resumen: simplificada vs. completa
| Situación | Simplificada | Completa |
|---|---|---|
| Venta a consumidor final, menos de 400 € (IVA inc.) | Sí | Sí |
| Comercio o hostelería, menos de 3.000 € (IVA inc.) | Sí | Sí |
| Cliente empresa que quiere deducir IVA | No | Sí |
| Importe superior a 3.000 € (IVA inc.) | No | Sí |
| Venta intracomunitaria de bienes | No | Sí |
| Cliente pide factura completa expresamente | No | Sí |
Ejemplo práctico con números
Imagina que tienes un restaurante en Madrid. Durante el servicio del mediodía emites estos tres documentos:
- Mesa 1: una familia sin actividad empresarial, consumición de 68 euros (IVA incluido). Puedes emitir una factura simplificada sin indicar el nombre del cliente.
- Mesa 2: un comercial que paga una comida de negocios de 95 euros (IVA incluido) y te pide factura para deducírsela. Tienes que emitir una factura completa con su NIF y nombre.
- Evento privado: una empresa te contrata un cóctel por 2.400 euros (IVA incluido). Como eres hostelería y el importe está por debajo de 3.000 euros, técnicamente podrías emitir una simplificada, pero la empresa te pedirá la completa para deducir el IVA, así que emites la completa.
El desglose de la factura completa de ese cóctel quedaría así:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible (IVA 10 % hostelería) | 2.181,82 € |
| IVA 10 % | 218,18 € |
| Total factura | 2.400,00 € |
Si el restaurante fuera un nuevo autónomo en su primer año de actividad, aplicaría una retención de IRPF del 7 % sobre la base imponible en lugar del 15 % general, siempre que preste un servicio profesional sujeto a retención. En la hostelería habitual con clientes consumidores finales la retención no aplica, pero sí en servicios profesionales entre empresarios. Si tienes dudas sobre si tu actividad está sujeta a retención, consúltalo con tu gestor.
Numeración: sin huecos y por series
Tanto las facturas simplificadas como las completas deben seguir una numeración correlativa y sin saltos dentro de cada serie. Puedes tener series distintas, por ejemplo una para tiques de mostrador y otra para facturas a empresas, pero dentro de cada serie no puede haber huecos. Un número que falta puede levantar sospechas en una inspección y derivar en sanciones.
Kullqi gestiona esto de forma automática: asigna el número siguiente dentro de la serie correcta cada vez que creas un documento, sin que tengas que preocuparte por la correlatividad.
Veri*Factu y las facturas simplificadas
Veri*Factu afecta tanto a facturas completas como a simplificadas. Cada documento que emitas quedará encadenado criptográficamente con el anterior y llevará un código QR tributario que permite a la AEAT verificarlo. La obligación de usar Veri*Factu entrará en vigor en 2028, aunque muchos negocios están adoptándolo antes para evitar prisas de última hora.
Si usas Kullqi, cada tique o factura que emitas ya cumple con Veri*Factu desde el primer día: el encadenamiento y el envío a la AEAT se hacen solos, sin que tengas que configurar nada.
Preguntas frecuentes
¿Puede un cliente consumidor final pedirme una factura completa?
Sí. Cualquier destinatario puede solicitar una factura completa, y tienes obligación de emitirla si te la piden. El hecho de que puedas emitir una simplificada no significa que estés obligado a hacerlo: siempre puedes optar por la completa.
¿La factura simplificada sirve para que una empresa se deduzca el IVA?
En general, no. Una empresa o autónomo necesita una factura completa con su NIF para deducir el IVA soportado. La factura simplificada solo permite la deducción en supuestos muy limitados y con condiciones adicionales que establece la normativa. Si tu cliente necesita deducirse el IVA, emite siempre la factura completa.
¿Qué pasa si emito una simplificada cuando debería haber emitido una completa?
Estarías incumpliendo la obligación de facturación, lo que puede dar lugar a sanciones. Además, tu cliente no podría deducirse el IVA de ese gasto. Si detectas el error, puedes emitir una factura rectificativa que sustituya al documento incorrecto.
¿Los tiques de TPV son facturas simplificadas?
Sí, siempre que cumplan los requisitos del Reglamento de Facturación. Un tique de caja o de TPV que incluya el NIF del emisor, la descripción del producto o servicio, el tipo de IVA y el importe total tiene la consideración de factura simplificada a efectos fiscales.
Si quieres gestionar tus facturas completas, tus tiques y tus presupuestos desde un solo sitio, sin preocuparte por la numeración ni por Veri*Factu, prueba Kullqi gratis durante 14 días sin necesidad de tarjeta en app.kullqi.com.