Tu primera factura como autónomo tiene que incluir una serie de datos obligatorios que marca el Reglamento de Facturación. Si falta cualquiera de ellos, la factura no es válida fiscalmente y tu cliente no podrá deducirse el IVA. Aquí tienes exactamente qué campos necesitas y por qué.
Los datos obligatorios de una factura completa
Cuando emites una factura a otra empresa o a un profesional, debes emitir una factura completa. Estos son los campos que no pueden faltar:
- Número de factura y serie: cada factura necesita un número correlativo y sin huecos dentro de su serie. No puedes saltar del 5 al 7 ni reutilizar números.
- Fecha de expedición: el día en que emites la factura.
- Fecha de operación: si es distinta a la de expedición, también hay que indicarla.
- Tus datos como emisor: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Datos del destinatario: nombre o razón social, NIF y domicilio. Obligatorio cuando el cliente es empresa o profesional.
- Descripción de los bienes o servicios: tiene que ser suficientemente clara para identificar la operación.
- Base imponible: el importe antes de aplicar el IVA.
- Tipo de IVA aplicado: 21 %, 10 % o 4 % según el tipo de operación.
- Cuota de IVA: el importe en euros que resulta de aplicar el tipo a la base.
- Total de la factura: base imponible más cuota de IVA (y menos la retención de IRPF, si aplica).
Si estás en tus primeros años como autónomo, también debes incluir la retención de IRPF cuando facturas a empresas o profesionales. El tipo general es el 15 %, pero si es el año en que te diste de alta o uno de los dos siguientes, puedes aplicar el 7 % reducido, siempre que no hayas ejercido esa actividad en los cuatro años anteriores.
Factura simplificada: cuándo puedes usarla
La factura simplificada, conocida habitualmente como tique, está pensada para ventas al consumidor final (particulares) en operaciones de importe reducido, como comercio al por menor, hostelería o servicios similares. No necesitas incluir los datos del destinatario, aunque si el cliente te los pide para deducirse el IVA, debes emitir una factura completa.
En una factura simplificada los datos obligatorios son:
- Número y serie.
- Fecha de expedición.
- Tus datos como emisor: nombre, NIF y domicilio.
- Descripción de la operación.
- Tipo impositivo de IVA aplicado y, opcionalmente, la expresión «IVA incluido».
- Contraprestación total.
La numeración: el error más común del autónomo nuevo
La numeración debe ser correlativa y sin saltos dentro de cada serie. Puedes tener varias series (por ejemplo, una para clientes nacionales y otra para clientes extranjeros), pero dentro de cada una no puede haber huecos ni números repetidos.
Muchos autónomos nuevos empiezan numerando a mano en Excel y acaban con facturas duplicadas o con saltos de numeración sin querer. Eso puede generar problemas en una inspección. Usar un programa que gestione la numeración de forma automática evita este riesgo desde el primer día.
Ejemplo práctico con números
Imagina que eres diseñadora gráfica, te diste de alta en 2024 y emites tu primera factura en mayo de 2025 a una agencia de publicidad por un proyecto de identidad visual.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Diseño de identidad visual (base imponible) | 1.000,00 € |
| IVA 21 % | 210,00 € |
| Retención IRPF 7 % (nuevo autónomo, segundo año) | -70,00 € |
| Total a cobrar | 1.140,00 € |
En este caso aplicas el 7 % de retención porque estás en tu segundo año de actividad. La agencia te pagará 1.140 € e ingresará los 70 € de retención directamente a Hacienda en tu nombre. Tú declararás esos 70 € como retención soportada en tu declaración de IRPF anual.
Qué pasa con las facturas a clientes de la UE
Si prestas servicios a una empresa de otro país de la Unión Europea, la operación es no sujeta al IVA español: aplica la inversión del sujeto pasivo y es el cliente quien declara el IVA en su país. En la factura debes indicar el NIF-IVA de tu cliente (comprobado en el censo VIES) y añadir una mención como «Inversión del sujeto pasivo» o «VAT reverse charge».
Si en cambio vendes bienes físicos a otra empresa de la UE, la operación es exenta de IVA (entrega intracomunitaria), y también debes reflejarlo expresamente en la factura.
Si tienes dudas sobre cómo tributar una operación concreta con el extranjero, consúltalo con tu gestor o con la Agencia Tributaria.
Veri*Factu: qué es y cuándo será obligatorio
Veri*Factu es el sistema de la AEAT que exige que cada factura quede registrada con un código encadenado y un QR tributario, y que los datos se remitan automáticamente a Hacienda. Su obligatoriedad está prevista para 2028, aunque conviene ir adaptándose antes para evitar prisas de última hora.
Con Kullqi, cada factura que emites ya cumple Veri*Factu desde el primer momento: lleva su QR tributario, queda encadenada con la anterior y se envía sola a la AEAT, sin que tengas que configurar absolutamente nada.
Preguntas frecuentes
¿Puedo emitir facturas en papel o tienen que ser digitales?
Puedes emitir facturas en papel o en formato digital. Lo importante es que contengan todos los datos obligatorios y que conserves una copia durante al menos cuatro años. Si usas un programa de facturación homologado con Veri*Factu, el registro queda garantizado automáticamente.
¿Qué tipo de IVA aplico si no sé cuál corresponde a mi actividad?
El tipo general es el 21 %. Los tipos reducidos del 10 % y el 4 % se aplican a categorías específicas de bienes y servicios que recoge la Ley del IVA. Si tienes dudas sobre cuál corresponde a tu actividad concreta, consúltalo con tu gestor o revisa el buscador de la sede electrónica de la AEAT.
¿Tengo que poner la retención de IRPF en todas mis facturas?
Solo cuando el destinatario es una empresa o un profesional obligado a retener. Si facturas a un particular, no incluyes retención. Tampoco se aplica en facturas a clientes de otros países de la UE o fuera de la UE. Cuando tengas dudas sobre un caso concreto, consúltalo con tu gestor.
¿Qué ocurre si me olvido de incluir algún dato obligatorio?
Una factura incompleta no tiene validez fiscal: tu cliente no podrá deducirse el IVA soportado y tú puedes enfrentarte a una sanción en caso de inspección. La solución es emitir una factura rectificativa que corrija el error. Por eso es importante usar una herramienta que te guíe desde el primer campo.
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