La teva primera factura com a autònom ha d’incloure una sèrie de dades obligatòries que marca el Reglament de Facturació. Si en falta qualsevol, la factura no és vàlida fiscalment i el teu client no podrà deduir-se l’IVA. Aquí tens exactament quins camps necessites i per què.
Les dades obligatòries d’una factura completa
Quan emets una factura a una altra empresa o a un professional, has d’emetre una factura completa. Aquests són els camps que no poden faltar:
- Número de factura i sèrie: cada factura necessita un número correlatiu i sense buits dins de la seva sèrie. No pots saltar del 5 al 7 ni reutilitzar números.
- Data d’expedició: el dia en què emets la factura.
- Data d’operació: si és diferent de la d’expedició, també cal indicar-la.
- Les teves dades com a emissor: nom i cognoms o raó social, NIF i domicili fiscal.
- Dades del destinatari: nom o raó social, NIF i domicili. Obligatori quan el client és empresa o professional.
- Descripció dels béns o serveis: ha de ser prou clara per identificar l’operació.
- Base imposable: l’import abans d’aplicar l’IVA.
- Tipus d’IVA aplicat: 21 %, 10 % o 4 % segons el tipus d’operació.
- Quota d’IVA: l’import en euros que resulta d’aplicar el tipus a la base.
- Total de la factura: base imposable més quota d’IVA (i menys la retenció d’IRPF, si escau).
Si estàs als teus primers anys com a autònom, també has d’incloure la retenció d’IRPF quan factures a empreses o professionals. El tipus general és el 15 %, però si és l’any en què et vas donar d’alta o un dels dos següents, pots aplicar el 7 % reduït, sempre que no hagis exercit aquesta activitat en els quatre anys anteriors.
Factura simplificada: quan la pots fer servir
La factura simplificada, coneguda habitualment com a tiquets, està pensada per a vendes al consumidor final (particulars) en operacions d’import reduït, com ara comerç al detall, hostaleria o serveis similars. No cal que hi incloguis les dades del destinatari, tot i que si el client te les demana per deduir-se l’IVA, has d’emetre una factura completa.
En una factura simplificada les dades obligatòries són:
- Número i sèrie.
- Data d’expedició.
- Les teves dades com a emissor: nom, NIF i domicili.
- Descripció de l’operació.
- Tipus impositiu d’IVA aplicat i, opcionalment, l’expressió «IVA inclòs».
- Contraprestació total.
La numeració: l’error més comú de l’autònom nou
La numeració ha de ser correlativa i sense salts dins de cada sèrie. Pots tenir diverses sèries (per exemple, una per a clients nacionals i una altra per a clients estrangers), però dins de cadascuna no hi pot haver buits ni números repetits.
Molts autònoms nous comencen numerant a mà en Excel i acaben amb factures duplicades o amb salts de numeració sense voler. Això pot generar problemes en una inspecció. Fer servir un programa que gestioni la numeració de manera automàtica evita aquest risc des del primer dia.
Exemple pràctic amb números
Imagina que ets dissenyadora gràfica, et vas donar d’alta el 2024 i emets la teva primera factura el maig de 2025 a una agència de publicitat per un projecte d’identitat visual.
| Concepte | Import |
|---|---|
| Disseny d’identitat visual (base imposable) | 1.000,00 € |
| IVA 21 % | 210,00 € |
| Retenció IRPF 7 % (autònom nou, segon any) | -70,00 € |
| Total a cobrar | 1.140,00 € |
En aquest cas apliques el 7 % de retenció perquè estàs en el teu segon any d’activitat. L’agència et pagarà 1.140 € i ingressarà els 70 € de retenció directament a Hacienda en nom teu. Tu declararàs aquests 70 € com a retenció suportada en la teva declaració d’IRPF anual.
Què passa amb les factures a clients de la UE
Si prestes serveis a una empresa d’un altre país de la Unió Europea, l’operació és no subjecta a l’IVA espanyol: s’aplica la inversió del subjecte passiu i és el client qui declara l’IVA al seu país. A la factura has d’indicar el NIF-IVA del teu client (comprovat al cens VIES) i afegir una menció com ara «Inversión del sujeto pasivo» o «VAT reverse charge».
Si en canvi vens béns físics a una altra empresa de la UE, l’operació és exempta d’IVA (lliurament intracomunitari), i també ho has de reflectir expressament a la factura.
Si tens dubtes sobre com tributar una operació concreta amb l’estranger, consulta-ho amb el teu gestor o amb l’Agència Tributària.
Veri*Factu: què és i quan serà obligatori
Veri*Factu és el sistema de l’AEAT que exigeix que cada factura quedi registrada amb un codi encadenat i un QR tributari, i que les dades es remetin automàticament a Hacienda. La seva obligatorietat està prevista per al 2028, tot i que convé anar adaptant-se abans per evitar presses de darrera hora.
Amb Kullqi, cada factura que emets ja compleix Veri*Factu des del primer moment: porta el seu QR tributari, queda encadenada amb l’anterior i s’envia sola a l’AEAT, sense que hagis de configurar absolutament res.
Preguntes freqüents
Puc emetre factures en paper o han de ser digitals?
Pots emetre factures en paper o en format digital. El que importa és que continguin totes les dades obligatòries i que conservis una còpia durant almenys quatre anys. Si fas servir un programa de facturació homologat amb Veri*Factu, el registre queda garantit automàticament.
Quin tipus d’IVA aplico si no sé quin correspon a la meva activitat?
El tipus general és el 21 %. Els tipus reduïts del 10 % i el 4 % s’apliquen a categories específiques de béns i serveis que recull la Llei de l’IVA. Si tens dubtes sobre quin correspon a la teva activitat concreta, consulta-ho amb el teu gestor o revisa el cercador de la seu electrònica de l’AEAT.
He de posar la retenció d’IRPF a totes les meves factures?
Només quan el destinatari és una empresa o un professional obligat a retenir. Si factures a un particular, no hi inclous retenció. Tampoc s’aplica en factures a clients d’altres països de la UE o fora de la UE. Quan tinguis dubtes sobre un cas concret, consulta-ho amb el teu gestor.
Què passa si m’oblido d’incloure alguna dada obligatòria?
Una factura incompleta no té validesa fiscal: el teu client no podrà deduir-se l’IVA suportat i tu pots enfrontar-te a una sanció en cas d’inspecció. La solució és emetre una factura rectificativa que corregeixi l’error. Per això és important fer servir una eina que et guiï des del primer camp.
Si acabes de donar-te d’alta com a autònom i vols començar a facturar bé des del primer dia, prova Kullqi gratis durant 14 dies sense necessitat de targeta a app.kullqi.com.