La numeració de les teves factures ha de ser correlativa, cronològica i sense buits. Això és el que exigeix el Reglament de Facturació: cada factura ha de tenir un número únic dins de la seva sèrie, i no pot haver-hi salts ni repeticions. Si Hacienda revisa les teves factures i detecta buits en la numeració, pot interpretar que has emès factures que no has declarat. El risc no val la pena.
Què diu la normativa sobre la numeració
L’article 6 del Reglament de Facturació (Reial Decret 1619/2012) estableix que tota factura ha de portar un número correlatiu dins d’una o diverses sèries. Els requisits concrets són:
- Numeració correlativa i sense interrupcions dins de cada sèrie.
- El número pot incloure lletres, dígits o una combinació de tots dos.
- Pots usar diverses sèries simultàniament, sempre que cadascuna mantingui la seva pròpia correlativitat.
- No es pot repetir un número dins de la mateixa sèrie en el mateix exercici.
El que la norma no diu és que hagis de començar pel 1 cada any, ni que hagis d’usar un format concret. Tens força llibertat en el disseny, però cap en la correlativitat.
Formats habituals de numeració
Hi ha dos enfocaments principals:
- Numeració contínua sense any: comences en l’1 i continues indefinidament. La factura 1.547 pot ser del 2023 i la 1.548, del 2024. És vàlid, però dificulta saber d’un cop d’ull a quin exercici pertany cada factura.
- Numeració amb any: el format més habitual entre autònoms és quelcom com 2025-001 o F2025/001. En canviar d’any, reinicies el comptador. És més còmode per portar el control i per quadrar amb les teves declaracions trimestrals.
Si uses el format amb any i reinicies al gener, assegura’t que el programari que utilitzes ho fa sol. Si ho portes a mà o en un full de càlcul, anota en algun lloc l’últim número usat al desembre per no cometre errors en reprendre al gener.
Quan usar sèries diferents
Una sèrie és simplement un prefix que agrupa un tipus de factures. No estàs obligat a tenir-ne diverses, però en alguns casos té molt de sentit:
- Sèrie per tipus de document: una sèrie per a factures ordinàries (A o F), una altra per a factures simplificades o tiquets (T o S), una altra per a rectificatives (R).
- Sèrie per client o mercat: per exemple, una sèrie per a clients nacionals i una altra per a clients de la UE.
- Sèrie per projecte o activitat: si tens dues línies de negoci molt diferenciades, pot ajudar-te a separar la facturació.
L’important és que cada sèrie tingui la seva pròpia correlativitat interna i que no barreges documents de naturalesa diferent dins de la mateixa sèrie sense un criteri clar.
Què fer en canviar d’any
Si uses numeració amb any, l’1 de gener simplement reinicies el comptador de cada sèrie. La factura F2024/087 va seguida de F2025/001, i això és perfectament correcte perquè són sèries diferents (l’any forma part de l’identificador).
Si uses numeració contínua, no has de fer res: continues on ho vas deixar.
Un error freqüent: emetre al gener una factura amb número 1 quan ja tens factures de l’any anterior amb aquest mateix número i la mateixa sèrie. Si la teva sèrie és simplement «F» i ja tens una F/001 del 2024, no pots emetre una altra F/001 el 2025. Has de canviar el prefix o usar l’any com a part del número.
Les factures rectificatives i la seva numeració
Les factures rectificatives tenen la seva pròpia sèrie, separada de les ordinàries. La raó és senzilla: són documents de naturalesa diferent i barrejar-los amb les factures normals genera confusió en la comptabilitat i en les declaracions d’IVA.
El més habitual és usar una sèrie amb prefix R (R2025/001, R2025/002…). Cada rectificativa ha de fer referència expressa a la factura original que corregeix: número, data i motiu de la rectificació.
Hi ha dos tipus de rectificatives:
- Per substitució: anul·les la factura original i emets una de nova amb les dades correctes.
- Per diferència: emets una rectificativa que recull només la diferència (positiva o negativa) respecte a l’original.
En tots dos casos, la rectificativa porta el seu propi número correlatiu dins de la sèrie R, i la numeració no pot tenir buits igual que en qualsevol altra sèrie.
Exemple pràctic amb números
Imagina que ets dissenyadora freelance. Decideixes usar aquestes sèries:
| Sèrie | Tipus de document | Exemple de número |
|---|---|---|
| F2025 | Factures ordinàries | F2025/001, F2025/002… |
| T2025 | Factures simplificades (tiquets) | T2025/001, T2025/002… |
| R2025 | Factures rectificatives | R2025/001, R2025/002… |
Al març emets la F2025/012. T’adones que vas posar malament l’import: eren 1.200 € i vas posar 1.000 €. Emets la rectificativa R2025/001, indiques que rectifica la F2025/012 per error en l’import, i reflecteixes la diferència de 200 € més el seu IVA corresponent. La següent factura ordinària serà la F2025/013, i la següent rectificativa (si n’hi hagués) seria la R2025/002.
Al gener del 2026 comences de zero: F2026/001, T2026/001, R2026/001. Les sèries del 2025 queden tancades.
Errors que has d’evitar
- Deixar buits en la numeració (per factures esborrades o cancel·lades sense emetre rectificativa).
- Repetir números en la mateixa sèrie.
- Emetre factures fora d’ordre cronològic dins de la mateixa sèrie.
- Barrejar factures ordinàries i rectificatives en la mateixa sèrie.
- Canviar el format de numeració a meitat d’any sense un criteri clar.
Si necessites anul·lar una factura que ja has emès, no l’esborris: emet una rectificativa que l’anul·li. Esborrar factures genera buits, i els buits criden l’atenció de Hacienda.
Com Kullqi gestiona la numeració per tu
Kullqi assigna automàticament el número correlatiu de cada factura dins de la seva sèrie, sense buits i sense que hagis de pensar-hi. Pots configurar les teves pròpies sèries (ordinàries, simplificades, rectificatives) i el programa porta el comptador sol. A més, com que cada factura s’encadena i s’envia a l’AEAT amb Veri*Factu, no pots esborrar ni modificar una factura ja enviada sense deixar rastre: si necessites corregir-la, el propi flux et porta a emetre la rectificativa corresponent. Així la correlativitat queda garantida per disseny.
Preguntes freqüents
Puc reiniciar la numeració a 1 cada any?
Sí, sempre que l’any formi part de l’identificador de la sèrie. Si la teva sèrie és «F2024» i la següent és «F2025», són sèries diferents i cadascuna pot començar en el 001. Si la teva sèrie és només «F» i no inclou l’any, no pots reiniciar el comptador perquè generaries números duplicats dins de la mateixa sèrie.
Què passa si em salto un número per error?
Un buit aïllat no implica automàticament una sanció, però sí que pot generar preguntes en una comprovació. Si el buit es deu a una factura que vas emetre i després vas esborrar, el correcte és conservar la factura original i emetre una rectificativa que l’anul·li. Si va ser un error del sistema, guarda qualsevol evidència que ho expliqui. En qualsevol cas, consulta amb el teu gestor si tens dubtes sobre com regularitzar-ho.
Les factures proforma o els pressupostos comparteixen numeració amb les factures?
No. Els pressupostos i les proformes no són factures i no tenen efectes fiscals, de manera que porten la seva pròpia numeració independent. Només les factures (ordinàries, simplificades i rectificatives) estan subjectes als requisits del Reglament de Facturació.
Puc tenir sèries diferents per a clients espanyols i clients de la UE?
Sí, i en molts casos és una bona idea. Les factures a empreses d’altres països de la UE tenen particularitats fiscals: els serveis B2B són operacions no subjectes a l’IVA espanyol per inversió del subjecte passiu, i els lliuraments de béns intracomunitaris estan exempts. Tenir una sèrie separada (per exemple, EU2025) et facilita identificar-les ràpidament en preparar el model 303 o el 349. Consulta amb el teu gestor la millor manera d’organitzar-ho segons la teva activitat.
Si vols deixar de preocupar-te per la numeració i centrar-te en la teva feina, prova Kullqi gratis durant 14 dies sense necessitat de targeta a https://app.kullqi.com/.